Reparando una empresa a fondo.
El año pasado nos buscó una empresa de manera desesperada. Es de la industria de transformación en la que elaboran mobiliario de cerámica para grupos hoteleros internacionales, la cual estaba instalada en Monterrey, Nuevo León. Tenían menos de un año de haber constituido la empresa y de haber aportado el capital financiero necesario para la escala de sus operaciones, pero tras una serie de incidentes por de más infortunados, necesitaban una intervención administrativa en calidad de urgente y ‘para ayer’, como nos dijo el gerente general. Y no era para menos.
Sin facturas de ingresos.
Desde que habían empezado a operar, no tenían una sola factura fiscal de ingresos. El motivo principal, argumentaban, era que como sus clientes eran grupos empresariales de Estados Unidos que no necesitaban facturas de ingresos, pues no hacían las facturas de ingresos sino que sólo ‘monitoreaban’ y ‘amarraban’ los pagos con las órdenes de compra, lo cual inclusive no lo tenían del todo identificado. Por lo que procedimos a depurar y conciliar los ingresos correspondientes a los depósitos bancarios, además de proceder a hacer las facturas fiscales de ingresos correspondientes.
Ni facturas de gastos.
Parecido estaba pasando con los pagos a proveedores, pues encontramos que no contaban con las facturas de pagos hechos. Sólo hacían el pago a los proveedores por los insumos que necesitaban pero no le daban seguimiento a la factura fiscal del gasto, por lo que entonces la empresa tenía una contingencia fiscal de no poder deducir fiscalmente éstos gastos sin factura electrónica ) y por lo tanto tener mayor utilidad fiscal sobre la que pagar más impuestos).
¿Y los recibos fiscales de nómina?
Tenían un personal que operaba las máquinas de producción, unos 12 operadores por turno. No habían timbrado los recibos fiscales de nómina, lo que los ponía en una posición de que no podían deducir el pago de la nómina para el cálculo del Impuesto sobre la Renta (ISR). Decían que no sabían de ésto y que por lo tanto, todos esos meses, sólo hacían la dispersión de la nómina vía pago con tarjeta pero que ni tenían contemplado el contar con recibos fiscales de nómina. Por lo que procedimos a recabar la información necesaria para maquilar la nómina y a emitir los recibos correspondientes.
Riesgo fiscal a la vista: sin pago de cuotas IMSS.
Pero derivado de lo anterior, dimos con otro detalle: no tenían a los empleados dados de alta ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y demás autoridades mexicanas de seguridad social. Ésto, a todas luces, era una de las contingencias fiscales más riesgosas y severas que detectamos en nuestro servicio de intervención administrativa, pues podía conformarse la constitución de un capital constitutivo que fincar en contra del patrimonio de la empresa. De ésto, la gerencia de la empresa nos platicó que, con tanto ajetreo del día a día y con tantos detalles en su proceso de producción, habían dejado pasar esto. Ni siquiera tenían la alta patronal ante el IMSS. Por lo que procedimos a hacer la alta patronal ante el IMSS y el resto de las autoridades mexicanas correspondientes y a dar de alta a los trabajadores.
¿Y el ISN, ‘apá?
Era de esperarse, claro, que no tendrían la alta en la Fiscal del Estado de Nuevo León para el cumplimiento del Impuesto Sobre Nóminas (ISN). Lo cual así era. Por lo que procedimos a hacer la alta ante tal autoridad de Nuevo León y a hacer la determinación de este impuesto local de Nuevo León.
Impuestos + Presupuestos
Con todo lo anterior en firme, procedimos a hacer la determinación de impuestos de los meses que llevaba la empresa operando, realizando los cálculos mensuales del ISR y del Impuesto al Valor Agregado (IVA), así como el cálculo anual del ISR. Resulta, la empresa no tenía considerado el pago de tales contribuciones, así como tampoco las de las cuotas del IMSS e INFONAVIT ni del ISN en su presupuesto anual operativo, por lo que también apoyamos consecuentemente a la empresa a arreglar su proyección o presupuesto financiero para integrar estas erogaciones financieras y hacer por lo tanto más precisa su proyección financiera (puedes ver más sobre esto de presupuestos y proyecciones financieras en este post).
Y sobre el buzón tributario...
Por de más está, pero no tenían el buzón tributario actualizado, lo cual implica también multas por parte del SAT. Aquí puedes ver más sobre esto. Por lo que rápido pasamos a actualizar los medios de contacto que solicita la autoridad fiscal mexicana para tener esta plataforma en regla.
Capacitación al personal administrativo.
Junto con esto, integramos además un servicio de capacitación administrativa para preparar y enseñar al personal administrativo, tanto auxiliar como gerencial, a conocer y gestionar los diferentes puntos finos que implica el tener un negocio. Entre otras cosas: cómo identificar una factura electrónica (pues a veces el personal cree que un ticket o recibo tiene efectos fiscales), cómo integrar la evidencia de soporte de las deducciones fiscales, cómo pagar los impuestos sea con cheque o en transferencia, cómo girar cheques nominativos y sus diferentes requisitos cotidianos, cómo llevar una cartera de cobros y de pagos, etc.
(Este rubro, puede parecer muy burdo y hasta banal por lo mismo que es cotidiano, pero es de estos ligeros deslices diarios que los problemas de negocios se hacen ‘bolas de nieve’ y acaban siendo abrumadores para la empresa).
Saldo de IVA a Favor.
Asimismo, derivado de que casi el 100% de sus ingresos provenían del extranjero y de que había hecho una inversión económica inicial muy sustancial en preparar su operación, la empresa contaba con saldos a favor de IVA para los que necesitaba apoyo en solicitar en devolución. Pero esa, es otra historia...
Como vemos, sin importar la escala operativa y financiera que tenga una empresa, es indispensable el asegurarse que la administración y dirección de la misma esté debidamente conformada. Las empresas mexicanas, a día de hoy, no pueden darse el lujo de ir dejando las cosas al ahí se va. Si lo que quieres es tener tu empresa bien consolidada, con confianza escríbenos para apoyarte.