"Quiero medir el desempeño de mi negocio pero, ¿por dónde empiezo?"
Hace unos años se acercó un cliente con nosotros. Era una asociación deportiva que brindaba tanto clases particulares de un arte marcial así como concentración y participación para eventos competitivos de la misma disciplina (a nivel local, estatal, nacional e inclusive internacional). Si bien ya contaba con controles administrativos (algo rudimentarios) en sus operaciones que le brindaban estabilidad en sus actividades diarias, el equipo administrador manifestaba que tenía ya algo de tiempo sintiendo una confusión persistente en sus metas y objetivos de largo plazo. Pasamos varias juntas, buscando identificar las necesidades de la asociación así como descubriendo puntos finos que se debían de atender. Y tras un análisis a detalle les propusimos, junto con nuestros servicios contables y de compliance fiscal, una solución: elaborar estados financieros acorde a sus necesidades tanto operativas como estratégicas. La propuesta tomó a los administradores y tomadores de decisiones en desconcierto, pues argumentaban que sus medidas administrativas rudimentarias era suficiente para llevar su negocio en el día a día. Pero les planteamos que era importante que cuidaran sus metas de largo plazo y que contaran con elementos para tomar decisiones, pues por ejemplo, algunos de sus proyectos involucraban plazos de más allá del año (por ejemplo, preparación para torneos calificativos para nacionales y centroamericanos) así como medir el desempeño del uso de los recursos financieros. Y los administradores acordaron entrar al reto.
A partir de esto, empezamos a definir las características de sus operaciones, valorando qué es lo que buscaban medir así como el tipo de información que necesitaban tener a la mano en primera instancia.
De lo anterior, les implementamos un estado de resultados, el cual es el reporte financiero que mide el desempeño financiero de la organización en un tiempo delimitado, en el que medíamos ingresos y egresos por tipo de competencia (local, estatal, nacional e internacional) y por otro rubro aparte los ingresos y egresos relacionados a las clases particulares. Esto, para sorpresa de ellos, les permitió identificar qué resultados en sus metas iban acordes a su bienestar financiero. Por ejemplo, ver en qué tipo de torneos ganaban medallas y si éstas medallas representaban una pérdida financiera o, por el contrario, eran eficientes como organización y terminaban con algún remanente financiero que reinvertir. Lo que les ayudo entonces a planear en qué torneos centrar sus esfuerzos tanto operativos como financieros, así como buscar financiamientos adicionales. Con las clases particulares también detectaron la rentabilidad de las mismas, lo que les permitió ver la manera de aprovechar los tiempos disponibles así como potencializar el uso del dojo.
Por el otro lado, con el balance general, que es otro de los estados financieros básicos, los administradores contaban con una radiografía de los recursos financieros con los que contaban, por grado de liquidez monetaria, para lidiar y solventar con sus obligaciones comerciales en la medida en que realizaban sus operaciones y metas deportivas, aterrizando así una planeación financiera que les dio más estabilidad operativa y estratégica.
Y junto con todo lo anterior, la asociación logró agilizar su toma de decisiones para actuar y dirigirse de manera más rápida en la preparación y obtención de sus metas.
De esta manera, con nuestro estándar de servicio personal y a detalle, hemos brindado un valor agregado a esta asociación deportiva para crecer en su operación y cumplir sus objetivos, tanto deportivos como financieros.